"Галактика" - Надежный инструмент развития предприятия

Комплексная zсистема автоматизации управления предприятием "Галактика" предназначена для автоматизации учета корпораций, холдингов, торгово-производственных компаний, крупных оптовых предприятий, средних и мелко оптовых предприятий, предприятий розничной торговли.

Основные функции

Планирование закупок, продаж, транспортировки товаров, внутрихозяйственной деятельности, финансовое планирование.

Контроль контрактов - планирование контрактов, оценка их состоятельности, контроль исполнения.

Планирование многоэтапных контрактов; контроль финансовых и товарных потоков; контроль задолженности; персональная ответственность.

Логистика - поддержка управленческих функций на полном цикле движения товара.

Финансовый менеджмент - управление финансовыми потоками: финансовое планирование, бюджетирование; полный бухгалтерский учет; учет торговых операций; взаиморасчеты;кредитование; векселя; анализ финансовых операций.

Управление территориально-распределенной структурой компании - учет в реальном режиме времени удаленных офисов, магазинов, складов и т. д.

Маркетинг - анализ рынка: сегментирование рынка; позиционирование товара, его конкурентоспособность; политика ценообразования; методы и каналы распространения товаров;маркетинговый контроль и планирование.

Ситуационный анализ - от анализа ситуации к повышению конкурентоспособности предприятия: внешний анализ (цен, конкурентов, продукции); внутренний экономический анализ (рентабельность товарных групп); оперативное согласование финансовых и товарных потоков; решение вопроса конкурентоспособности продукции и предприятия в целом.

[ Вверх ]

На рабочем месте менеджеров высшего ранга отслеживается достоверная оперативная картина торговой деятельности предприятия и осуществляется единый анализ на основе информации, поступающей от сотрудников, что дает возможность обоснованного стратегического планирования основных направлений деятельности и возможности создания более устойчивого положения на рынке товара и услуг. Осуществляются следующие функции:

- управление и контролирование финансовых и товарных потоков;

- аналитическая финансовая отчетность;

- управление персоналом;

- проведение внешнего и внутреннего анализа компании;

- планирование затрат;

- планирование поступлений;

- контроль неоплаченных обязательств.

[ Вверх ]

В отделе закупок осуществляется организация обеспечения всех предприятий - членов торговой корпорации товарами. В его задачи входит:

- сбор информации о спросе на товары и готовую продукцию от представителей отдела продаж, планирование объемов запасов на складе;

- организация поддержания минимально необходимого запаса товаров на складе;

- поиск новых поставщиков и выгодных условий поставки;

- организация поставок с учетом минимальных объемов партий;

- разрешение спорных вопросов по рекламациям;

- формирование баланса.

[ Вверх ]

В отделе продаж организуется взаимодействие с новыми и постоянными покупателями товаров в центральном представительстве и региональных отделениях. Отдел решает следующие задачи:

- поиск новых клиентов, обслуживание постоянных клиентов;

- организация удовлетворения спроса всех контрагентов на товары;

- оформление и снятие резервов по заказам, анализ неудовлетворенного спроса;

- расчет минимально необходимого запаса товаров на складах;

- получение различных отчетов о продажах;

- получение первичной маркетинговой отчетности;

- заключение и контроль исполнения договоров.

[ Вверх ]

В финансовом отделе осуществляется обработка финансовых показателей деятельности всех предприятий - членов корпорации в отдельности и в целом по деятельности. Данные финансовых отчетов содержат не только анализ показателей финансовой деятельности в соответствии с отчетами бухгалтерии, но и характеристики финансового планирования и контроля. Основные функции отдела:

- кредит-контроль заказов клиентов;

- сверка информации бухгалтерского и оперативного учета;

- расчет затрат и дельты для формирования минимальной цены товара для прайс-листов;

- фондирование и контроль;

- управление оборотными средствами, выплатой зарплаты, уплатой налогов;

- контроль издержек;

- оперативная работа с дебиторами и кредиторами.

[ Вверх ]

В бухгалтерии осуществляется бухгалтерский учет операций по видам деятельности отдельных предприятий - членов корпорации, составляются документы и отчеты, установленные законодательством. Основные функции отдела:

- учет находящихся в распоряжении предприятия финансовых, материальных и трудовых ресурсов;

- учет реализации товаров;

- осуществление кассовых и банковских расчетов с контрагентами;

- учет финансовых взаимоотношений с контрагентами;

- расчет и учет налогов и взносов в различные фонды;

- расчет заработной платы;

- формирование отчетов о финансовых результатах деятельности.

[ Вверх ]

Решаются следующие задачи:

- планирование доставки товара контрагентам;

- планирование внутренних перевозок;

- доставка товара контрагентам;

- осуществление внутренних перевозок;

- получение наличных денег от контрагентов в счет оплаты товара;

- планирование технического обслуживания автотранспорта предприятия;

- планирование расхода горюче-смазочных материалов и запасных частей автомобилей;

- тарификация и определение сдельной заработной платы водителей.

[ Вверх ]

В складском хозяйстве решаются следующие задачи:

- прием поступающего товара по качеству и количеству;

- организация оптимального размещения поступающего товара;

- проведение работ по оптимизации использования складских помещений при отгрузках товаров или их перемещении;

- извещение всех заинтересованных служб о предполагаемых сроках и объемах поставок товаров;

- отражение данных о движении товаров, создание документов на их отгрузку;

- проведение инвентаризаций складов;

- сбор заказов в соответствии с упаковочными листами;

- планирование выполнения сборки заказов и погрузочно-разгрузочных работ в соответствии с возможностями помещений, -оборудования и складских работников;

- создание документов на отгрузку товаров;

- оформление документов на прием и отпуск товара.

[ Вверх ]

В отделе маркетинга проводятся маркетинговые исследования и единый анализ на основе информации, поступающей от сотрудников предприятия или непосредственно из баз данных системы, используемых при учете товарных потоков и отношений с контрагентами.

- анализ рынка сбыта;

- отслеживание работы конкурентов;

- расчет эффективности рекламных мероприятий;

- фиксация клиентского спроса;

- ведение клиента от контакта до контракта;

- планирование рекламных кампаний.

[ Вверх ]

В магазине розничной торговли осуществляется реализация товаров. Магазин выполняет следующие функции:

- розничная продажа товаров населению;

- учет товаров при реализации по штрих кодам;

- обслуживание продаж с использованием кассового оборудования и оборудования для считывания штрих кодов;

- отдельный учет товаров на складе магазина и в торговом зале;

- постоянный контроль количества товаров каждого наименования в торговом зале на уровне не ниже минимально допустимого для данного товара;

- своевременное пополнение товаров в торговом зале за счет запасов на складе;

- планирование сроков и объемов поставок товаров на склад магазина с основного склада;

- организация поставок товаров на склад от внешних поставщиков;

- передача первичной информации о реализации и движении товаров в бухгалтерию;

- ведение норм товарных потерь;

- количественный и суммовой учет;

- инвентаризация по отделам;

- работа с тарой;

- учет рекламаций;

- ежедневные автоматизированные товарные отчеты.

[ Вверх ]

Второй компонент отраслевого решения - это, собственно, инструментарий, включающий определенный набор функциональных модулей системы "Галактика", специфические отраслевые настройки и формы отчетов.

[ Вверх ]

Автоматизация бизнес процессов отдела закупок в Системе "Галактика" осуществляется средствами Контура оперативного управления. Важным является тот факт, что для его работы не требуется доработка основного программного кода, интерфейсов ввода информации и структуры базы данных для отражения всех пожелания заказчика. В контуре реализован широкий набор отчетов, которые могут удовлетворить специалистов отдела закупок.

Отчеты о закупках возможно получить в разрезе различных группировок: номенклатуры, групп, партий, материально-ответственных лиц, подразделений предприятия (и складов), контрагентов, сопроводительных документов.

Дополнительно в отчет можно включить авансы, налоги, возвраты, массу и объем. С одними и теми же параметрами можно получить различные подмножества генерируемых отчетов: подробные реестры, отчеты с суммами по номенклатуре, отчеты по динамике, графические отчеты, итоговые отчеты.

Также можно получить разнообразные отчеты по исполняемым договорам и всем документам, привязанным к ним, то есть отследить этапы исполнения договоров в разрезе соответствующих параметров группировки. При необходимости формирования дополнительных нестандартных отчетов, трудоемкость ввода в эксплуатацию данного участка может возрасти в соответствии с затратами ресурсов на их создание.

[ Вверх ]

При организации работы склада предприятия оптово-розничной торговли эти модули оказывают неоценимую помощь: прием поступающего товара и организация его оптимального размещения, ведение учета движения товара, резервирование по складскому разрезу с учетом годности товара, проведение инвентаризации, оптимизация использования складских помещений, планирование погрузочно-разгрузочных работ.

[ Вверх ]

Реализованы возможности:

- Печать прайс-листов, передаваемых клиенту, необходимо осуществлять по группам товаров;

- Возможность резервирования товаров без наличия на складе;

- Возможность удаленного ведения информации через переносные компьютеры торговых представителей;

- Оформление заказов на возврат товара и оформление возвратных накладных;

- Возможность оперативного сравнения отгрузок и оплат клиентов;

- Возможность получения отчетов о перечислении оплаты относительно момента оплаты и даты отчета (даты, на которую должен быть совершен платеж по договору);

- Возможность получения отчетов о работе отдела, в том числе для маркетингового анализа;

- Привязка каждой операции продажи конкретному торговому представителю с возможностью последующей корректировки.

[ Вверх ]

"Галактика/Решение для торговли" предусматривает создание неограниченного количества прайс-листов, в связи с чем созданная система может быть расширена в любой момент. Также следует учитывать, что автоматическое формирование прайс-листов на основании одного изначального (с минимально допустимьми ценами продажи) требует немного времени и трудозатрат, в связи с чем система скидок может пересматриваться и меняться достаточно часто для того, чтобы своевременно реагировать на изменения конъюнктуры рынка.

[ Вверх ]

В магазине розничной торговли с помощью этого блока клиенты имеют возможность организовать все виды учета и контроля в торговом зале, использовать любое специализированное торговое оборудования и программное обеспечение (разнообразные контрольно-кассовые аппараты, устройства считывания штрих-кодов и т. п.), обеспечить отслеживание исполнения договоров в соответствии с финансовым и товарным календарем. Предусмотрен также режим работы с товарами ограниченного срока годности.

[ Вверх ]

Автоматизация бизнес процессов доставки товара в электронной базе данных "Галактика" осуществляется средствами программного модуля "Автотранспорт". Возможность автоматического создания заказов на автоперевозки на основании данных накладных порождаемых в других отделах. При составлении маршрутного листа, информация о планах работы водителей на день автоматически поступает в табель. Возможность учета дополнительных внутрихозяйственных работ при формировании плана работы водителей.

Данные о расходе горюче-смазочных материалов и оформленные путевые листы с занесенным фактическим пробегом транспортного средства автоматически передаются в бухгалтерский контур системы. Ведется автоматическая очередь на техническое обслуживание автомобилей по данным о пробеге транспортных средств.

[ Вверх ]

Работа модуля "Маркетинг" построена на основе сбора первичной информации и последующей ее обработки, Модуль "Маркетинг" позволяет проанализировать рынок товаров в разрезе анализа товаров и цен конкурентов. Позволяет вести информацию о договорах и документах, регламентирующих нефинансовые отношения (например, договор о намерении в отделе продаж или отделе закупок).

Возможно получение отчетов за любой период, отражающих продажи перечня товаров определенному клиенту, и наоборот, все продажи одного товара.

Отчеты могут быть получены как по сбыту одного товара, так и группы. Возможно формирование отчетов на основе введенной информации.

Для формирования отчетов о тенденциях развития рынка в будущем и построения графиков-трендов, а также планирования и прогнозирования необходимы вспомогательные программные средства на усмотрение Заказчика, в которые может быть перенесена в файловом виде информация из модуля "Маркетинг" или Контура оперативного управления.

Финансовое планирование, Финансовый анализ Бухгалтерия и финансовый отдел с помощью контура бухгалтерского учета и контура административного управления осуществляют учет по различным видам деятельности, составляют установленные законодательством документы и отчеты.

[ Вверх ]

Основной целью ввода в эксплуатацию модуля "Кадры" является повышение производительности труда работников, выполняющих функции сотрудников отдела кадров, а также увеличение объема и степени интеграции информации. При условии работы нескольких сотрудников с общей базой данных по кадрам возможно разграничение прав доступа между работниками для обеспечения секретности и сохранения данных от использования работниками, не имеющими соответствующей квалификации.

Модуль предлагает гибкие средства подготовки и формирования списков и группировочных отчетов с использованием всех полей базы данных модуля. В состав модуля "Кадры" входят следующие компоненты, обеспечивающие настройку и формирование требуемых отчетов:

- средства настройки отчетов, обеспечивающие формирование заданий на отбор данных, на их сортировку и группировку;

- средства построения отчетов в соответствии с заданными условиями;

- типовые задания на отчеты, поставляемые в составе модуля; типовые формы вывода отчетов, поставляемые с модулем. На первом этапе формирования отчета выбираются сотрудники или рабочие места, чьи данные будут выводиться в отчет. Для отбора и сортировки данных имеются два интерфейса:
- выборка по сотрудникам: формирует список сотрудников, соответствующих заданньм условиям. Используется для получения списков и группировок по сотрудникам;

- выборка по штатному расписанию: формирует список рабочих мест, соответствующих заданным условиям. Используется для получения отчетов по штатному расписанию;

- Модуль учета и управления кадрами в Системе "Галактика" позволяет:
систематизировать процесс заполнения, хранения и внесения изменений и дополнений в личные карточки сотрудников предприятия;

- автоматизировать процесс формирования, хранения и корректировки штатного расписания предприятия по подразделениям;

- обеспечить получение отчетов по штатному расписанию и кадровой информации.

[ Вверх ]

В связи с тем, что в модуле "Кадры" создана гибкая система каталогов и отчетов, существует возможность автоматизировать процесс учета нестандартной информации: например, профессиональный рост, информация о детях, дополнительные знания и навыки сотрудников и т. п. Система "Галактика/Решение для торговли" обладает средствами для организации корпоративного межофисного обмена данными и решает задачу репликации баз данных в режиме Off-line в территориально удаленных локальных вычислительных сетях.

Существует возможность поддерживать режим On-line в территориально распределенных сетях при наличии выделенного канала требуемой пропускной способности.

Весь комплекс вопросов, касающихся межофисного обмена данньми, решает утилита администратора Согро. Она поддерживает произвольное число абонентов (локальных вычислительных сетей или отдельных компьютеров (и даже папок на сервере), участвующих в обмене данными), поэтому при открытии большого количества новых магазинов не требует модернизации программного обеспечения, а только соответствующего увеличения количества лицензий Согро.

Пересылка данных осуществляется при помощи электронной почты или на магнитных носителях, в первом случае возможна настройка автоматического внедрения полученной информации, а также формирования и отсылки файлов изменений базы данных без вмешательства администратора Системы "Галактика".

При условии установки нескольких баз данных на одном сервере существует возможность простого описания пути к файлу с выборкой изменений. Утилита Согро решает задачу репликации - слияния баз данных абонентов. Функции сбора информации, актуализации (слияния) базы данных и рассылки сформированных изменений осуществляет Согро-сервер.

Абонент, отсылающий на Согро-сервер изменения своей базы данных и получающий изменения других абонентов для внесения в свою базу, называется Согро-клиентом.

Настройку системы межофисного обмена необходимо производить до начала эксплуатации Системы "Галактика". В этом случае у всех абонентов будет обеспечена идентичность баз данных.

Существует возможность интеграции Системы "Галактика" с другими программными продуктами. Примером может служить разработка тюменской фирмы "Галактика-Софт" по сопряжению системы "Галактика" с кассовьши аппаратами. В составе решения от "Галактики" имеются все необходимые средства для автоматизированного учета движения товаров при продаже в розницу с использованием кассовых аппаратов (Xcel-LX, PWP-S 100RF, OMRON RS 2810, IPC POS).

[ Вверх ]

[ Вверх ]